Event Organizer

1.      Event Organizer
Event merupakan suatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal, lokal maupun nasional dan bahkan berkaitan dengan suatu peristiwa (event) secara internasional (Ruslan, 2006: 233).


Kata event berasal dari bahasa Inggris yang diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia mengandung arti peristiwa atau kejadian, sedangkan organizer dalam bahasa Indonesia adalah organisator. Organisator memiliki peranan dalam mengatur informasi, kegiatan, proyek, objek konkrit dengan cara yang kohesif dan efisien. Seorang organisator harus mempunyai kemampuan dalam menyusun secara sistematis,

mengelompokkan, dan mengatur apa yang dihadapannya dengan cara yang logis dan teratur.
Dalam menyiapkan sebuah acara dibutuhkan serangkaian tahapan mulai dari planning, persiapan, pendanaan, sampai pada prosedur teknis acara sampai habis. Sebelum menggelar sebuah acara akan dibentuk suatu tim yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki tugas masing-masing, sehingga rangkaian acara tersebut bisa terlaksana dengan sukses dan berkesan.

Event  organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan yang merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide-ide atau rencana menggelar sebuah acara.

Defenisi  event organizer dalam sumber lain dijelaskan bahwa event organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris yaitu event dan organizer. Dalam bahasa Indonesia event adalah acara, sedangkan organizer adalah pengatur. Pengertian harfiahnya sangat sederhana yaitu pihak yang mengatur acara, akan tetapi jika diperdalam pada aktifitas yang dilakukan akan menjadi sangat rumit karena pengatur bukan hanya satu orang melainkan terdiri dari tim dengan banyak anggota yang masing-masing membawahi suatu bidang sesuai dengan keahliannya. Kata acara juga memiliki berbagai arti mulai dari pertunjukkan seni musik, seni tari, pameran, kompetisi olahraga, seminar, launching produk, promosi produk, dan lain-lain (Megananda dan Wijaya, 2009:1).

Dapat  kita ambil kesimpulan dari semua penjelasan diatas tentang pengertian  event organizer bahwa event organizer merupakan usaha dibidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasikan rangkaian acara tersebut mulai dari perencanaan, sisi kreatif, persiapan, pelakasanaan hingga selesai, dalam rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara.

Event organizer dalam promosi penjualan modern mewujudkan tujuan klien melalui pengadaan sebuah acara dan memberikan pelayan terbaik melalui sejumlah peran dan fungsi yang berkaitan dengan event promosi. Rangkaian acara yang akan dilakukan klien merupakan salah satu leverage (kekuatan) untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan tercapai seusai acara. Tujuan itu diantaranya memberikan pengetahuan tentang produk yang dikeluarkan, meningkatkan penjualan untuk mempertahankan penguasaan market share, atau mengalahkan dominasi kompetitor, meningkatkan brand image, dan awareness, memotivasi distributor dan penjual yang berujung pada peningkatan penjualan dan sebagainya.

Untuk mewujudkan keinginan dari perusahaan pemakai jasa EO tentu  harus ada tujuan yang ingin dicapai, misalnya event menjadi daya tarik bagi masyarakat, jumlah khalayak yang menghadiri dan datang sangat banyak, khlayak sangat antusias dengan rangkaian acara, alur dari rangkaian acara mampu membawa emosi khlayak kearah yang diinginkan, dan tentu saja rangkaian acara diharap  dapat berjalan dengan baik tanpa adanya masalah yang cukup signifikan (Megananda dan Wijaya, 2009:5).
Event organizer harus mempersiapkan secara matang pelaksanaan event sesuai dengan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan. Proses pra event yaitu pembuatan konsep, pengembangan konsep, pembuatan bentuk-bentuk kreatif sebagai daya tarik tertentu bagi masyarakat untuk datang ke event, artis dan kru dalam event selain itu juga promosi dan sosialisasi event yang maksimal menjadi hal terpenting yang harus dikerjakan oleh event organizer sehingga event terlaksana dengan maksimal.  

2.      Jenis-Jenis Event
Event  yang dikelola oleh event organizer sangat banyak tergantung jenis-jenis acaranya, berikut ada beberapa jenis event:

a.      Event perusahaan, contohnya HUT perusahaan dalam berbagai format acara, employe/ family gathering, peresmian kantor baru, penghargaan pada karyawan
b.      Event promosi, contohnya pentas musik oleh sponsor, eksibisi/ pameran produk, variety show oleh sponsor, presentasi produk, launching produk, sampling dan selling, dealer/ costumer gathering
c.       Event pribadi, contohnya pesta pernikahan, perayaan ulang tahun, syukuran
d.      Event pendidikan, contohnya seminar, symposium, talk show, workshop
e.    Event olahraga, contohnya kompetisi olah raga professional, pertandingan olah raga semi pro, aneka lomba dan kompetisi
f.    Event seni, contohnya pagelaran seni musik, pagelaran seni tari, pagelaran seni teater, fashion show
g.      Event amal, berbagai pagelaran penggalangan dana, lelang untuk penggalangan dana
h.      Event publikasi, contohnya konferensi pers, media gathering

3.      Launching Event Dan Pameran
Launching event merupakan event yang dilakukan untuk memperkenalkan dan menginformasikan suatu produk yang baru dikeluarkan oleh perusahaan, organisasi ataupun perorangan. Pameran adalah kegiatan yang menunjukkan sesuatu kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan yang dimiliki sesuatu tersebut (Ruslan, 2006: 239).
Dalam launching produk yang terpenting adalah menginformasikan keuntungan atau kelebihan produk kepada konsumen. Dalam  memperkenalkan produk kepada masyarakat bauran promosi menjadi pendukung utama untuk menginformasikan tentang produk.
Pameran merupakan program kegiatan yang dapat memperkenalkan produk ataupun jasa perusahaan kepada masyarakat luas, sehingga pameran dapat dijadikan ajang promosi produk dan jasa perusahaan. Adanya peranan suatu event pameran sebagai sarana kegiatan promosi produk sehingga dapat meningkatkan penjualan dan langsung  mendapatkan tanggapan yang baik dari masyarakat atau pengunjung  yang ikut serta dalam pameran.                    
 Untuk memamerkan produk dan jasa perusahaan biasanya pameran dilakukan dengan cara menyewa stand atau tempat dan dihiasi semenarik mungkin agar pengunjung yang datang mau melihat dari dekat produk atau jasa perusahaan dengan harapan agar pengunjung lebih mengenal dan kemudian mau mencoba bahkan sampai menggunakan produk atau jasa perusahaan (Yulianti:149).
Secara umum pameran merupakan suatu media promosi dan iklan yang bertujuan untuk memperkenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat dengan harapan mereka tertarik dan kemudian membelinya.